Butiksguide
Velkommen til The Shop Manual
Dette er en guide til, hvordan tingene gøres i butikken på daglig basis. Den er både tænkt som en introduktion til nye medarbejdere og som en opslagsbog, hvis du er i tvivl.
Shopmanualen er beregnet til at blive opdateret i takt med at Mond of Copenhagen vokser, og tiden ændrer sig. Men hvis der opstår situationer, der fordrer en opdatering, så lad os det vide. Og vær ikke bange for at tænke selv.
1
Rutiner
Morgen / åbning
Støvsugning
Støvsug hele butikken og sørg for at komme ind i alle kroge og hjørner + vinduer.
Kaffemaskine
Tænd for kaffemaskinen. Bakken tømmes for kaffeslam og skylles, og kaffegrumset tømmes. Vandtanken fyldes, og kaffebønnerne fyldes på.
Scanner og Mac
Scanneren tændes, og scanningsprogrammet åbnes. Mac’en tændes, og Chrome åbnes. Musikken tændes via Sonos og afspilles fra en af de anbefalede spillelister.
Tablets
Tablets tændes, og mond.com åbnes via Chrome, derefter tjekkes cookies, så “Special Customer” er der. Hvis den ikke er der, skal du logge ud og ind med butiksbrugeren. Dette skal gøres mindst en gang om ugen for at holde den aktiv. Formålet med cookien er at give adgang til kundens mål, ellers kan du ikke ændre målene. I perioder, hvor udviklerne arbejder aktivt på hjemmesiden, kan man ved at logge ind og ud med shopbrugeren dagligt sikre, at nye ændringer bliver implementeret med det samme, og at hjemmesiden på din tablet bliver opdateret.
Find pickup
Alle de afhentninger, der er booket for dagen, er lokaliseret og klargjort i den rækkefølge, de er booket. Tjek hvem der har målt hver kunde, og om der er noget at være opmærksom på i noterne.
Spejle / Tablets
Spejle og tablets rengøres grundigt hver morgen. Det er distraherende for både dig og kunden, hvis der er fingeraftryk over det hele, så sørg for at holde styr på det gennem dagen.
Vanding af planter
Der bør være en plan for, hvornår du vander hvilke planter, og det bør være en del af din morgenrutine. Sørg for ikke at overvande eller give for lidt vand, men følg planen.
Planlæg dagen
Sammen med den aktive butikschef laves en plan for dagen, så alle ved, hvem der tager sig af hvilke kunder, hvornår de skal spise frokost, og hvem der har ansvaret for telefonen og samtaleanlægget på forskellige tidspunkter i løbet af dagen. Du skal helst tage de pickupper, som du selv har målt. Vær fleksibel, for planer kan ændre sig.
Aften / Stængning
Find pickups
Find afhentningerne til den følgende dag, det mindsker byrden for den, der har morgenvagten.
Scanner og Mac
Luk scannerprogrammet, og luk scanneren via startskærmen på computeren. Mac’en skal være slukket, og alle tablets skal være slukket, før de sættes til opladning.
Kaffemaskine
Sluk for kaffemaskinen. Hvis du har tid inden du lukker, kan du tømme og rengøre kaffemaskinen inden du går, så du gør åbningsrengøringen lettere.
Fyld køleskabet op
Fyld køleskabet op igen med vand og øl, som er blevet drukket i løbet af dagen.
Pap og skrald
Tøm skraldespandene, og smid dem i containerne ude bagved sammen med alt pap.
Afsluttende rengøring
Sørg for, at alle flasker og dåser er fjernet, og hvis der er givet snacks eller chips til kunderne, skal bordene rengøres med en klud. Alle stole/barstole skal stilles oven på bordet med bunden opad, så støvsugningen bliver lettere for den kollega, der har åbningsvagten.
Alarm / Låse
Sørg for at låse alle døre og vinduer, før du sætter alarmen til.
Rengøring
Tør støv af butikken
Butikken bør støves af ca. hver anden uge eller tidligere, hvis støvet begynder at blive synligt. Tjek din rengøringsplan. Fyld en spand med meget varmt vand, og hæld rengøringsmidlet i bagefter (hvis du hælder det i, mens du fylder spanden, skaber det bare bobler). Hvis du tilsætter en smule alkohol, vil det hjælpe vandet med at løse op hurtigere ind og forhindre pletter på overfladerne.
Gulvvask
Gøres efter behov, men minimum 1 gang om ugen (om sommeren), med en højere frekvens (dagligt) om vinteren, når der bæres salt ind under folks sko. Sørg for at bruge en rengøringsopløsning, der passer til butiksgulvets overflade(r).
Facade
Bygningens facade rengøres fra tid til anden med en stiv kost for at fjerne støv, snavs og spindelvæv.
Vinduerne bliver typisk pudset hver anden uge, af en vinduespudser, men hvis der kommer f.eks. fuglelort på vinduerne, skal det fjernes med det samme.
Tablets
Tabletserne bliver hurtigt smurt ind i fingeraftryk, så sørg for at rengøre dem grundigt på samme måde, som du ville rengøre spejlene. Rengør dem, når du rengør spejlene.
Køkken
Køkkenet skal holdes ryddeligt, og du skal ALTID selv tage din egen opvask. Rengøring af køkkenet bør ikke være nødvendigt mere end en gang om ugen, så længe alle rydder op efter sig selv. Briller efterladt af kunder skal vaskes med det samme, eller i det mindste inden dagen er omme, hvis der er travlt.
Lagerrom
Opbevaring er normalt forbudt område for kunderne, men det er ingen undskyldning for ikke at holde det ryddeligt. Hvis du ser noget, der ikke er på sin plads, så sørg for at lægge det tilbage med det samme, så det ikke hober sig op. Støvsugning af opbevaringsrummet bør ske en gang om ugen.
Toilet
Et rent toilet er vigtigt, især kundetoilettet. Det skal rengøres ca. 2 gange om ugen. Følg den rengøringsplan, som butikschefen har lavet. Start med at bruge toiletrens i toiletkummen, og lad det stå, mens du rengør resten af toilettet. Rengør spejlet og vandhanen. Brug den ru side af en svamp til at skrubbe vasken (husk bunden) med det rette rengøringsmiddel opløst i vand. Tør af med det viskestykke, du brugte til at rengøre spejlet med. Det samme gøres på toilettet. (husk igen at rengøre hele toilettet, ikke kun den øverste del). Brug nu toiletbørsten til at skrubbe toiletkummen grundigt. Hvis der stadig er brune kridtmærker i bunden af toilettet, kan du prøve at lade noget afkalkningsmiddel trække i ca. 30 minutter og afslutte med at skrubbe med toiletbørsten. Hvis der er brune kridtstrimler på siderne af skålen, skal du bruge en pimpsten til at skrubbe det af.
Kaffemaskinen
Ud over den daglige rengøring af kaffemaskinen er der et par ting, der er nødvendige for at holde den i tip top stand.
Kaffemaskinen har et vandfilter, der skal skiftes fra tid til anden, men maskinen fortæller dig, når det er tid. Du skal blot fjerne det gamle filter og sætte det nye i. Tryk derefter på knappen “P”, og tryk på “Skift filter”, så nulstilles tælleren efter et eller to trin.
Når det er tid til at rengøre maskinen, vil den igen fortælle dig, at du skal gøre det. Tryk på knappen “P” og derefter på “Clean”, og følg derefter instruktionerne. Sørg for at have nogle gamle kopper eller en beholder under dyserne til at opsamle det beskidte vand, der kommer ud.
Vandtanken rengøres med opvaskemiddel. Hvis der er kridtstreger tilbage på siderne, skal du fylde den med vand og putte en afkalkningstablet i, lade det sidde i 30 minutter og rengøre igen.
Rengøring af tæpper
At tæppet er meget let, gør det meget modtageligt over for pletter. De fleste er ret lette at fjerne ved hjælp af et tæppespecifikt rengøringsmiddel og den ru side af en rengøringssvamp. Når du gør rent, skal du sørge for ikke at gennemvæde tæppet, og hvis det bliver meget vådt, skal du tørre det grundigt.
2
I butikken
Atmosfære
Musik
Vi ønsker at skabe en cool og hyggelig atmosfære i butikken. Rapmusik, technomusik osv. må så klart ikke afspilles i åbningstiden. Du vælger musik fra Mond’s godkendte playliste, hvis du har sange, du gerne vil tilføje, eller ønsker at lave en ny playliste, er du velkommen til at gøre det, bare sørg for, at den er blevet godkendt af butikschefen først. Generelt foretrækkes jazz, chill eller de fleste klassiske.
Parfume
Vi ønsker, at butikken skal have en flot aroma, så kunderne får den samme oplevelse. som de ville når de skal købe en ny bil. Hver morgen kan du spraye en gang med butikkens duftstof på gardinerne i butikken.
Modtagelse af jakkesæt, skjorter osv.
Udpakning / forberedelse
Når du modtager jakkesæt, veste, jakker, bukser og overfrakker, skal de tages ud af plastikken, og eventuelle papirklatter skal fjernes. Undtagelsen er hvide eller meget lyse ting, som skal opbevares i beskyttelsesplast for at undgå, at de bliver plettede. Alle produkter skal inspiceres for rynker. De krøllede produkter dampes derefter, undtagen forsiden af jakkerne, der presses forsigtigt for at undgå at mætte frontfusingen med damp, hvilket kan få fusingen til at svigte og resultere i “bobler”. Med en heldragt i lærred er der ikke risiko for bobler, men lærredet og jakkestoffet tørrer måske ikke lige meget, og i ekstreme tilfælde kan det føre til skævheder, så presning er den rigtige måde at gøre det på. Bed din butikschef om en vejledning i presning.
Skjorterne er good-to-go, når de ankommer, den eneste undtagelse er, hvis plastikken, de kommer i, er beskadiget. Derefter skal de udskiftes med nye (husk at notere navn og ordrenummer på den nye emballage).
Overshirts skal pakkes helt ud og derefter dampes eller stryges og sættes på en bøjle (behandles generelt som en jakke).
Tilmelding til systemet
Alle modtagne produkter skal indtastes i backend på den enkelte ordreside. Ankomststatus ændres til “Bekræft varens ankomst” efterfulgt af “Opdater” for de enkelte modtagne varer, indtil hele ordren er ankommet.
Når alle varer i ordren er ankommet, skal ordrestatus ændres til “Ordren er klar til afhentning”. Husk at trykke på “Opdater”-knappen til højre, når du ændrer en status.
Lagerforsyninger / stocking
Alt tøj undtagen skjorter lægges i tøjposer, separate jakker og bukser skal helst kombineres på én bøjle. Veste skal placeres under jakkesæt. Et jakkesæt pr. tøjpose, men ekstra bukser kan sagtens placeres sammen med et jakkesæt.
Der skrives et kort med kundens navn og ordrenummer, og det lægges i den tildelte klare plastlomme. Hvis kunden har bestilt mere end ét jakkesæt, noteres hvert kort med et nummer og det samlede antal tøjposer, f.eks. “1/3”. Tøjposerne placeres derefter under “ordre klar til afhentning” eller “ordre delvist klar”, afhængigt af ordrestatus.
Skjorter lægges på den specifikke hylde i den alfabetiske orden, der er angivet på hylderne, medmindre der er en tøjpose med andre varer på samme ordre. Derefter skal skjorten/skjorterne lægges i lommen på bagsiden af tøjposen. Hvis et jakkesæt ankommer, efter at en eller flere skjorter allerede er ankommet, skal de samles i tøjposen.
Når du modtager to eller flere skjorter til en kunde, skal de altid bindes sammen med en snor for at holde dem samlet.
Notering af levering og følgesedler
Hver vare, der ankommer, noteres i ankomstmappen sammen med ordrestatus. Hvis ordrestatus er ‘Order partly ready’, skal der også stå, hvad der stadig mangler i ordren.
Du gennemgår følgesedlerne for at tjekke, at alt, hvad der står, er kommet frem og er blevet noteret. Til sidst tjekkes den skriftlige liste i ankomstmappen, ordre for ordre i backend for at sikre, at den individuelle ordrestatus er blevet opdateret korrekt.
Produkter i butikken
Tilbehør købt med en specialbestilling
Når du sælger produkter som tilbehør, sko eller en turtleneck. Du skal altid sørge for at udlevere produktet til kunden med det samme. Vi tilbyder ikke at opbevare produktet, fordi det er for svært at spore, om kunden har taget det med eller ej. Desuden er det et logistisk mareridt at opbevare dem i seks uger og derefter pakke dem sammen med det tilpassede produkt, når det ankommer.
Tilbehør købt separat
Når du sælger tilbehør, overdrager du produktet med det samme. Forskellen, når du sælger det med et tilpasset produkt, er at du sørger for altid at opdatere ordrestatussen i backend til “gennemført” med det samme.
At lægge noget til side
Generelt lægger vi ikke produkter til side for kunderne, men i sjældne tilfælde kan vi gøre det resten af dagen eller til dagen efter, hvis vi føler os sikre på, at de vil købe det. Vi vil ikke sige nej til en anden kunde, som virkelig gerne vil have produktet, fordi nogen skulle bruge fire dage til at tænke over det.
Reservering af tekstiler
Der er ikke noget, der hedder at gemme stof til senere, det gælder både husets stof og tilskårne længder. Hvis kunden vil have noget lavet i et bestemt stof, er de nødt til at bestille det med det samme for at være 100% sikre på, at de får det, for alt kan blive udsolgt.
