Butikkguiden
Velkommen til The Shop Manual
Dette er en guide til hvordan ting gjøres i butikken på daglig basis. Det er ment å være både en introduksjon til nye ansatte, samt en oppslagsmanual for om du er i tvil.
“The Shop Manual” er ment å bli oppdatert etter hvert som Mond of Copenhagen vokser og tiden endres. Men om det er noe som behøver en oppdatering, vennligst gi oss beskjed. Og ikke vær redd for å tenke selv.
1
Rutiner
Morgen / Åpning
Støvsuging
Støvsug hele butikken, sørge for å ta alle kriker og kroker + vinduer.
Kaffemaskin
Kaffemaskinen slås på. Brettet tømmes for kaffeslam og skylles, og kaffegruten tømmes. Vanntanken og kaffebønnene fylles på.
Skanner og Mac
Skanneren slås på og skanneprogrammet åpnes. Macen slås på og Chrome åpnes. Musikk slås på via Sonos, og spilles av fra en av de anbefalte spillelistene.
Nettbrett
Nettbrett slås på og mond.com åpnes via Chrome, informasjonskapslene blir deretter sjekket slik at the “Special Customer” er der. Hvis den ikke er der må du logge ut og inn igjen med butikkbrukeren. Dette må gjøres minst én gang i uken for å holde det aktivt. Formålet med informasjonskapselen er å gi tilgang til kundenes målinger, uten den kan du ikke endre målene. I perioder hvor utviklerne jobber aktivt med nettsiden, sørger daglig inn- og utlogging med butikkbrukeren for at eventuelle nye endringer implementeres med en gang og at nettsiden på tableten er oppdatert.
Finn pickup
Alle pickups som er bestilt for dagen er lokalisert og klargjort i rekkefølgen av bestillingene deres. Sjekk hvem som har målt hver kunde og om det er noe å være oppmerksom på i notatene.
Speil / nettbrett
Speilene og nettbrettene rengjøres grundig hver morgen. Det er distraherende for både deg og kunden hvis det er fingeravtrykk over det hele, så sørg for å følge med på dette i løpet av dagen.
Vanning av planter
Det bør være en plan for når du skal vanne hvilke planter, helst som en del av morgenrutinen din. Pass på at du ikke overvanner eller gir dem veldig lite vann, men følg planen.
Planlegg dagen
Sammen med den gjeldende butikksjefen, lages en plan for dagen slik at alle vet hvem som tar seg av hvilke kunder, når de skal spise lunsj, og hvem som har ansvaret for telefon og intercom til ulike tider i løpet av dagen. Helst bør du ta pickupene du selv har målt. Vær fleksibel, for planene endrer seg.
Kveld / Avslutning
Finn pickups
Finn pickups-ene for morgendagen, dette reduserer belastningen for den som har morgenvakt.
Skanner og Mac
Lukk skannerprogrammet, og lukk skanneren gjennom startskjermen på datamaskinen. Mac-en bør slås av, og alle nettbrett bør slås av før de settes til lading.
Kaffemaskin
Slå av kaffemaskinen. Hvis du har tid før lukking, kan du tømme og rengjøre kaffemaskinen, før du drar slik at du gjør åpnings-runden enklere.
Fyll kjøleskapet
Fyll kjøleskapet med vann og øl, erstatt det som har blitt tatt i løpet av dagen.
Papp og søppel
Tøm søppelbøttene og kast det i søppelcontainerne på baksiden sammen med eventuell pappsøppel.
Sluttrengjøring
Sørg for at alle flasker og bokser er fjernet, hvis snacks eller chips har blitt gitt ut til kundene, bør bordene rengjøres med en klut. Alle stoler/krakker settes opp ned på toppen av bordet, så støvsugingen blir lettere for kollegaen som har åpningsvakt.
Alarm / låser
Pass på å låse alle dører og vinduer før du setter på alarmen.
Rengjøring
Tørk støv
Avstøving av butikken bør gjøres omtrent annenhver uke, eller tidligere hvis støvet begynner å bli synlig. Sjekk rengjøringsplanen din. Forbered en bøtte med veldig varmt vann, ha i rengjøringsmiddel etter vannet (å helle det i mens du fyller bøtta lager bare masse bobler). Å tilsette en grei mengde sprit vil hjelpe vannet til å løse seg opp raskere, og forhindrer flekker på overflatene.
Gulvvask
Gjøres ved behov, men minimum 1 gang i uken (om sommeren), med en høyere frekvens (daglig) om (vinteren) når salt bæres inn under folks sko. Sørg for å bruke en rengjøringsløsning som passer til overflaten(e) på butikkens gulv.
Fasade
Fasaden på bygningen rengjøres fra tid til annen med en stiv børstekost for å fjerne støv, skitt og edderkoppnett.
Vinduene blir vanligvis vasket annenhver uke av en vindusvasker, men hvis fuglelort eller liknende kommer på vinduene, bør det fjernes med en gang.
Nettbrett
Nettbrettene blir fort tilsmusset med fingeravtrykk, så sørg for å rengjøre dem grundig på samme måte som du ville renset speilene. Rengjør dem når du rengjør speilene.
Kjøkken
Kjøkkenet skal holdes ryddig og du tar ALLTID egen oppvask selv. Grundigere rengjøring av kjøkkenet bør ikke være nødvendig mer enn en gang i uken, så lenge alle rydder opp etter seg selv. Briller etterlatt av kunder skal vaskes umiddelbart, eller i det minste før slutten av dagen, hvis det er travelt.
Oppbevaring
Lageret er vanligvis forbudt for kunder, men dette er ingen unnskyldning for ikke å holde det ryddig. Hvis du ser noe som er feilplassert, sørg for å sette det tilbake med en gang, på denne måten vil det ikke fortsette å bygge seg opp flere ting på feil sted. Støvsuging av lageret bør gjøres en gang i uken.
Toalett
Et rent toalett er essensielt, spesielt kundetoalettet. Det bør rengjøres ca 2 ganger i uken. Følg vaskeplanen laget av butikksjefen. Start med å bruke toalettrens i toalettskålen og la den stå mens du rengjør resten av toalettet. Rengjør speilet og kranen. Bruk den grove siden av en svamp, skrubb vasken (husk bunnen) med passende rengjøringsmiddel oppløst i vann. Tørk av med et kjøkkenhåndkle, slike som brukes til rengjøring av speilet. Det samme gjøres på toalettet. (igjen, husk å rengjøre hele toalettet, ikke bare den øvre delen). Bruk nå toalettbørsten til å skrubbe skålen på toalettet grundig. Hvis brune kalkmerker forblir i bunnen av toalettet, kan du prøve å la noe avkalkingsmiddel trekke i rundt 30 minutter og avslutte med å skrubbe med toalettbørsten. Hvis det er brune kalkstrimler på sidene av bollen, bruk en pimpsteins-stav til å skrubbe de av.
Kaffemaskin
Bortsett fra den daglige rengjøringen av kaffemaskinen, er det et par ting som skal til for å holde den i tipp topp stand.
Kaffemaskinen har et vannfilter som må skiftes fra tid til annen, men maskinen vil fortelle deg når det er på tide. Bare fjern det gamle filteret og sett inn det nye, trykk deretter på “P”-knappen og trykk på “Change the filter”, dette vil nullstille telleren etter ett eller to trinn.
Når det er på tide å rengjøre maskinen vil den igjen be deg om å gjøre det. Trykk på “P”-knappen og deretter “Clean” og bare følg instruksjonene deretter. Sørg for å ha noen gamle kopper eller en beholder under dysene for å fange opp det skitne vannet som kommer ut.
Vanntanken rengjøres med oppvaskmiddel. Hvis det er kalkstreker igjen på sidene, fyll den med vann og legg i en avkalkingstablett, la den sitte i 30 minutter og rengjør igjen.
Tepperensing
Om teppet er veldig lyst blir det lett blir utsatt for flekker. De fleste er ganske enkle å fjerne ved hjelp av et teppespesifikt rengjøringsmiddel og den grove siden av en rengjøringssvamp. Når du rengjør, sørg for å ikke bløtlegge teppet, og hvis det blir veldig vått, tørk det grundig.
2
I butikken
Atmosfære
Musikk
Vi ønsker å skape en kul og koselig atmosfære i butikken. Rapmusikk, technomusikk etc. skal derfor ikke spilles under åpningstid. Du velger musikk fra Monds godkjente spillelister, har du sanger du vil legge til, eller ønsker å lage en ny spilleliste, kan du gjerne gjøre det, bare sørg for at den er godkjent av butikksjefen først. Generelt foretrekkes jazz, chill eller de fleste klassikere.
Parfyme
Vi ønsker at butikken skal ha en behagelig aroma, slik at kundene får samme erfaring som de ville hatt ved kjøp av en ny bil. Hver morgen kan du spraye en dæsj av butikkens fragrance / godlukt på gardinene i butikken.
Mottak av dresser, skjorter osv.
Utpakking / klargjøring
Ved mottak av dresser, vester, jakker, bukser og overfrakker skal plasten og eventuelle papirstrimler fjernes. Unntak gjøres for hvite eller veldig lyse gjenstander, som bør oppbevares i den beskyttende plasten for å forhindre at de blir flekker. Alle produktene må inspiseres for rynker. Rynkete produkter blir deretter dampet, bortsett fra frontpanelet på jakkene som blir forsiktig presset, for å unngå å mette fronten med damp, som kan føre til at smeltingen mislykkes og resulterer i “bobler”. Med en hel kanvasdress er det ikke risiko for bobling, men kanvasen og jakkestoffet kan tørke ulikt, og i ekstreme tilfeller kan dette føre til forvrengning, så pressing er måten å gjøre det på. Be om en en innføring i pressing av butikksjefen din.
Skjorter er ‘good to go’ slik de ankommer, eneste unntak er om plasten de ankommer i er skadet. Da bør de byttes ut med nye (husk å notere navn og ordrenummer på den nye emballasjen).
Overshirts bør pakkes helt ut og deretter dampes eller strykes og settes på en kleshenger (enkelt sagt; behandles som en jakke).
Registrering i systemet
Alle mottatte produkter skal legges inn i backenden på den individuelle bestillingssiden. Ankomststatus endres til «Confirm item arrival» etterfulgt av «Update» for de individuelt mottatte varene, inntil hele bestillingen er ankommet.
Når alle varene på bestillingen er mottatt, endres ordrestatus til «Order ready for pickup». Husk å trykke på «Update»-knappen til høyre når du endrer en status.
Lager / stocking
Alle gjenstander bortsett fra skjorter plasseres i klesposer. Separate jakker og bukser bør ideelt sett kombineres på én kleshenger. Vester bør plasseres under dressene. Én dress per klespose, men ekstra bukser kan enkelt legges sammen med en dress.
Et kort skrives med kundenavn og ordrenummer og legges i den tildelte gjennomsiktige plastlommen. Hvis kunden har bestilt mer enn én farge, noteres hvert kort med et nummer og det totale antallet plaggposer, f.eks. “1/3”. Klesposene plasseres deretter under “order ready for pickup” eller “order partly ready”, avhengig av ordrestatus.
Skjorter lagres på tildelt hylle, etter den alfabetiske rekkefølgen oppgitt på hyllene, med mindre det er en klespose med andre varer på samme bestilling. Skjorten(e) burde legges i lommen på baksiden av klesposen. Hvis det mottas en dress og én eller flere skjorter i samme bestilling allerede er mottatt, skal de samles i klesposen.
Når du mottar 2 eller flere skjorter til samme kunde, bør de alltid knyttes sammen med hyssing for å holde dem samlet.
Noter leverings- og følgesedler
Hver vare som ankommer noteres i ankomstmappen sammen med ordrestatus. Hvis ordrestatusen er “Order partly ready”, skal det også oppgis hva som fortsatt mangler på ordren.
Du går gjennom følgesedlene for å sjekke at alt som er oppgitt på de har kommet frem og er notert. Til slutt sjekkes den skriftlige listen i ankomstmappen – ordre etter ordre i backenden – for å være sikker på at hver enkelte ordrestatus er riktig oppdatert.
Produkter i butikken
Tilbehør kjøpt med en custom / spesialtilpasset bestilling
Når du selger produkter som tilbehør, sko eller turtleneck-genser, bør du alltid sørge for at du deler ut produktet til kunden med en gang. Vi tilbyr ikke lagring av produktet, fordi det er for vanskelig å spore hvorvidt kunden har hentet det eller ikke. I tillegg er det et logistisk mareritt å lagre den i seks uker og deretter pakke dem sammen med custom produktet, når det ankommer.
Tilbehør kjøpt separat
Ved salg av tilbehør overleverer du produktet med en gang. Forskjellen når du selger det med et custom produkt er at du sørger for å alltid oppdatere ordrestatusen i backend til “completed”, med en gang.
Reserveringer for kunder
Generelt sett holder vi ikke av produkter for kundene, men en sjelden gang kan vi gjøre det til slutten av dagen eller til neste dag, om vi føler oss sikre på at de kommer til å kjøpe det. Vi har ikke lyst til å si nei til en annen kunde som virkelig vil ha produktet, fordi noen trengte 4 dager til å tenke over det på.
Reservere stoffer
Det er ikke noe som heter å reservere stoff til senere, dette gjelder både for in-house stoff og snittlengder. Hvis kunden vil ha noe laget i et bestemt stoff, må de bestille det med en gang, for å være 100% sikker på at de får det. Ingenting er immunt mot faren for å bli utsolgt.
